Ons site-adres is: wsp.be.

 

WSP Heverlee-Leuven vzw, (Wandelclub Sportvrienden Pakenhof) hecht veel belang aan de bescherming en privacy van uw persoonsgegevens.

Met deze privacyverklaring willen we uitleggen hoe we omgaan met je persoonsgegevens, foto’s en fimpjes. 

Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens. 

WSP Heverlee-Leuven vzw  houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679), ook gekend als GDPR.

Deze privacyverklaring informeert jou als lid, deelnemer, medewerker, leverancier, sponsor over wat WSP Heverlee-Leuven vzw  doet met de persoonsgegevens die zij verzamelt en over jouw rechten inzake gegevensbescherming. Deze privacyverklaring geeft weer met welk(e) doel(en) persoonsgegevens worden verwerkt, welke verwerkingsactiviteiten de persoonsgegevens ondergaan en welke rechten jij als betrokkene kunt uitoefenen.

Indien u na het doornemen van deze privacyverklaring, of in het algemeen,  vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens :

Wandelclub Sportvrienden Pakenhof (kortweg) WSP HEVERLEE-LEUVEN vzw

Jef Van Hooflaan 25

3001 Heverlee

e-mail-adres: info@wsp.be

 

Aan wie is deze privacyverklaring gericht ?

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten en/of producten, klanten, sponsors en prospecten, leveranciers.

Wat zijn persoonsgegevens ?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens waarmee we je kunnen herkennen, rechtstreeks of onrechtstreeks. Dit kan je naam zijn, maar ook een combinatie van adresgegevens, mailadres of telefoonnummer. Sommige gegevens zijn gevoelige gegevens zoals je rijksregisternummer, maar die vragen we alleen als het echt nodig is. Persoonsgegevens zijn dus alle gegevens die we op de een of andere manier aan jou kunnen koppelen.

 

Welke persoonsgegevens worden verwerkt ?

WSP Heverlee-Leuven vzw verwerkt enkel de persoonsgegevens die U zelf aan ons meedeelt (dwz. op verschillende wijzen, dus zowel inschrijvings- en/of contactformulieren op papier en/of website), bij aanvang van je lidmaatschap, aanmaak van een account, bij een bestelling of inschrijving aan een activiteit van de club.

Het gaat om volgende gegevens:

• Identificatiegegevens : naam en voornaam, adres, 
• Privé contactgegevens : telefoonnummer, e-mailadres
• leeftijd, geboortedatum en –plaats, nationaliteit
• desgevallend: rijksregisternummer, identiteitskaartnummer
• mogelijks: Beeldmateriaal (foto’s, video’s, opnames, …)
• indien noodzakelijk: financiële gegevens, opleiding en vorming
• desgevallend : Opleiding en vorming
• desgevallend : Sportieve gegevens (o.a. categorie, uitslagen, aanwezigheden, …)

Wij verzamelen geen persoonsgegevens via derden, met uitzondering van de informatie ontvangen van de federatie (Wandelsport Vlaanderen). 

Al dan niet verstrekken van gegevens door u zelf

De vermelde gegevens moeten, indien van toepassing, verstrekt worden om lid te kunnen worden of te kunnen deelnemen aan activiteiten van de vereniging. Met uitzondering van :

• Beeldmateriaal (voor public relations)
• Contactgegevens (voor direct marketing)
• …

Het gevolg van de niet-verstrekking van de gegevens is niet publiceren van gerichte foto’s van u, en het niet ontvangen van ongevraagde commerciële mails.

Waarvoor worden uw persoonsgegevens verwerkt ?

De persoonsgegevens worden door WSP Heverlee-Leuven vzw verwerkt voor de volgende doeleinden en rechtsgronden :

 

• Ledenadministratie en dienstverlening aan leden (uitvoering overeenkomst)
• Om met jou te communiceren over de activiteiten van de club. Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen. (gerechtvaardigd belang). 
• Organisatie deelname aan de activiteiten van WSP Heverlee-Leuven (uitvoering overeenkomst bv. geboekt hotel)
• De ledenverzekering.
• Het bekomen van subsidiëring door de overheid en om andere toepasselijke regelgeving te kunnen naleven. (wettelijke verplichting)
• Wandelclub WSP Heverlee-Leuven vzw maakt bij veel activiteiten en organisaties foto’s. Dit beeldmateriaal wordt enkel gebruikt voor promotiedoeleinden, nl. in het clubblad of op de website van de club. Bij inschrijving voor een activiteit gaat u hiermee automatisch akkoord.

Verstrekking van persoonsgegevens aan derden – verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

Zo kunnen wij gebruik maken van een derde partij (externe dienstverlener) voor : 

• Het verzorgen van het lidmaatschap, mn. Wandelsport Vlaanderen.
• Het verzorgen van de internet omgeving (webhosting, mailhosting, enz..)
• Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.
• Het verzorgen ( en verspreiden)  van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan externe dienstverleners (verwerkers) waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten (of dezelfde bepalingen zijn overgenomen in de contractvoorwaarden).

Met externe dienstverleners (verwerkers) maken wij uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen zodat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld. WSP Heverlee-Leuven vzw kan echter niet verantwoordelijk worden gesteld voor de verdere verwerking van persoonsgegevens door die externe dienstverleners (verwerkers).

 

Verder zullen wij de door jou verstrekte gegevens niet aan andere derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. 

 

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. 

Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

 

Wij kunnen persoonsgegevens wel delen met andere derden indien U ons hier toestemming geeft. U heeft het recht deze toestemming ten allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan. 

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Hierbij kunnen volgende gegevens van de ouders worden verwerkt : identificatiegegevens en privécontactgegevens (voor ouderlijke toestemming).

Bewaartermijn 

Wandelclub WSP Heverlee-Leuven vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, met in acht name van de termijn die noodzakelijk is om aan de wettelijke vereisten te voldoen (o.a. op gebied van boekhouding). Bewaartermijnen kunnen evenwel per doel verschillen. 

Wandelclub WSP Heverlee-Leuven vzw verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan maximaal 5 jaar na laatste gebruik en/of beëindiging van Uw lidmaatschap tenzij de wet anders bepaalt.

 

Beveiliging van uw persoonsgegevens 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, gebruik, verlies of openbaarmaking (inbreuken, verlies en onrechtmatige verwerking, …).

• Alle personen die namens WSP Heverlee-Leuven vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen zijn gehouden aan strikte geheimhouding.
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
• Wij gebruiken een virusscanner en updaten deze systematisch en tijdig, en installeerden een ‘firewall’. 
• Wij maken systematisch back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke en/of technische incidenten.
• We testen en evalueren op geregelde tijdstippen onze maatregelen, en stellen bij waar nodig.
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd (en opgeleid) over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij volgen hiervoor een aantal duidelijke richtlijnen en worden op regelmatige basis getraind en bewustgemaakt van hun verantwoordelijkheid. 
• Aan deze medewerkers wordt toegang verleend tot uw gegevens voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren. 
• Bij nieuwe projecten die mogelijks een impact kunnen hebben op uw privacy wordt een uitgebreide analyse gedaan om uw rechten, de veiligheid en bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen. 

Ook de federatie Wandelsport Vlaanderen vzw zorgt voor back-ups van de persoonsgegevens om

deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten en test en evalueert regelmatig deze maatregelen.

 

Mocht er zich toch een incident voordoen waarbij uw gegevens betrokken zijn, dan wordt u persoonlijk verwittigd in de door de wet voorziene omstandigheden.

Uw rechten omtrent uw persoonsgegevens 

U heeft recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. 

U heeft recht op verbetering en aanvulling wanneer uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. 

U heeft het recht op gegevensverwijdering van de persoonsgegeven welke wij van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt. Wij behouden ons wel het recht voor te bepalen of uw verzoek gerechtvaardigd is. 

U heeft het recht op beperking van gegevensverwerking : indien u bezwaar heeft tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen. 

Tevens kunt u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht u te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijfmogelijkheden in e-mails) 

Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. 

Via het adres bovenaan deze privacyverklaring kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag. 

Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Er worden geen enkele categorie van personen onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming of profilering.

Klachten 

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of over de uitoefening van uw rechten dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen. 

U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacy bescherming : 

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) 

Drukpersstraat 35, 1000 Brussel 

commission@privacycommission.be

Wijzigingen aan onze privacyverklaring 

WSP Heverlee-Leuven vzw kan zijn privacyverklaring steeds aanpassen. 

Van deze wijziging zullen we een aankondiging doen op onze website en/of clubblad. Oudere versies van onze privacyverklaring zullen in ons archief worden opgeslagen.

De laatste wijziging gebeurde op 15 november 2020.